Bawaslu Nganjuk Perkuat Pemahaman Pegawai tentang Pengelolaan Kearsipan dan Tata Naskah Dinas

Nganjuk.bawaslu.go.id - Dalam rangka meningkatkan pemahaman dan kapasitas pegawai dalam pengelolaan administrasi, khususnya kearsipan dan penyusunan tata naskah dinas, Bawaslu Kabupaten Nganjuk menggelar kegiatan sharing knowledge dengan tema “Pengelolaan Kearsipan dan Tata Naskah Dinas” diikuti oleh Ketua, Anggota, Kepala Sekretariat, Kasubbag dan seluruh jajaran staf Sekretariat, pada Senin (10/8/2026).

Kegiatan tersebut menjadi sarana bagi jajaran Bawaslu Kabupaten Nganjuk untuk memperkuat pemahaman mengenai pengelolaan arsip serta penyusunan naskah dinas yang tertib, sistematis, seragam, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di lingkungan Bawaslu.

Ketua Bawaslu Kabupaten Nganjuk, Yudha Harnanto, saat membuka kegiatan menyampaikan bahwa arsip merupakan bagian penting dalam pelaksanaan tugas kelembagaan. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima Bawaslu dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangannya.

“Self-assessment jabatan dapat menjadi acuan untuk mengetahui kompetensi pegawai dan menentukan bagian yang masih perlu ditingkatkan, termasuk dalam penguasaan tata naskah dinas,” jelas Yudha.

Menurutnya, pemahaman terhadap pengelolaan arsip dan tata naskah dinas penting dimiliki setiap pegawai karena keduanya berkaitan erat dengan tertib administrasi, akuntabilitas, serta keberlangsungan informasi kelembagaan.

Materi kearsipan disampaikan oleh Fitri Duwi Hamida, staf teknis yang membidangi kearsipan. Dalam pemaparannya, Fitri menjelaskan dasar hukum pengelolaan arsip, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, serta Peraturan Bawaslu Nomor 10, 11, 12, 13, dan 14 Tahun 2020 yang mengatur berbagai aspek pengelolaan arsip dan tata naskah dinas di lingkungan Bawaslu.

Fitri menjelaskan, berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis terdiri atas arsip aktif dan arsip inaktif, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai kesejarahan atau nilai guna yang dipermanenkan.

“Berdasarkan fungsinya, arsip terdiri atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis terbagi menjadi arsip aktif dan inaktif, sedangkan arsip statis disimpan secara permanen karena memiliki nilai sejarah atau nilai guna,” terang Fitri.

Lebih lanjut, pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Salah satu tahapan penting dalam penyusutan adalah pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Dalam pemusnahan arsip, terdapat sejumlah tahapan yang harus dilalui, mulai dari pembentukan Panitia Penilai Arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah, penilaian arsip, permintaan persetujuan, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, hingga pelaksanaan pemusnahan.

Berdasarkan hasil evaluasi kearsipan, Bawaslu Kabupaten Nganjuk memiliki sekitar 3.800 berkas arsip yang masuk dalam rencana pemusnahan, termasuk arsip administrasi berupa surat masuk dan surat keluar. Proses pemusnahan tersebut tetap dilakukan berdasarkan prosedur dan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Selain pengelolaan arsip, kegiatan sharing knowledge juga membahas tata naskah dinas berdasarkan Peraturan Bawaslu Nomor 13 Tahun 2020. Tata naskah dinas menjadi bagian penting dalam mendukung tertib administrasi kelembagaan, khususnya dalam memastikan keseragaman bentuk, format, dan tata cara penyusunan naskah dinas.

Penerapan tata naskah dinas yang sesuai ketentuan juga bertujuan menjaga keaslian, keutuhan, dan keterpercayaan arsip sebagai bukti pelaksanaan kegiatan sekaligus bahan pertanggungjawaban dan akuntabilitas kelembagaan.

Pada sesi diskusi, Anggota Bawaslu Kabupaten Nganjuk sekaligus Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Diklat, Makhrus Ali Sofyan, mengusulkan agar materi mengenai tata naskah dinas dapat menjadi salah satu agenda sharing knowledge pada kegiatan berikutnya.

“Kegiatan sharing knowledge ini dapat meningkatkan pemahaman dan keterampilan pegawai dalam pengelolaan arsip serta penyusunan tata naskah dinas yang tertib, seragam, dan sesuai dengan ketentuan,” ujar Makhrus.

Melalui kegiatan tersebut, Bawaslu Kabupaten Nganjuk berharap pemahaman pegawai terhadap pengelolaan kearsipan dan tata naskah dinas semakin baik. Dengan administrasi yang tertib dan pengelolaan arsip yang sesuai prosedur, dokumentasi pelaksanaan tugas dan fungsi kelembagaan dapat terjaga serta mendukung terwujudnya tata kelola organisasi yang akuntabel.